Re Lytics Hire تعلن وظيفة File Clerk (Remote) عن بعد في المدينة المنورة

تعلن Re Lytics Hire عن توفر وظيفة File Clerk (Remote) بدوام كامل وعلى مستوى مبتدئ للعمل عن بعد في المدينة المنورة.

تفاصيل الوظيفة:-

• المسمى الوظيفي: File Clerk (Remote).
• مكان العمل: المدينة المنورة.
• نمط العمل: عن بعد.
• نوع التوظيف: دوام كامل.
• المستوى الوظيفي: مبتدئ.
• المجال الوظيفي: تقنية المعلومات.
• القطاع: خدمات تقنية المعلومات والاستشارات التقنية.

المهام الوظيفية:-

• حفظ السجلات الرقمية والممسوحة ضوئياً بصورة دقيقة ومنظمة وقابلة للبحث، مع الالتزام بمتطلبات السرية.
• استقبال الملفات من صناديق البريد المشتركة والبوابات وأنظمة التذاكر الداخلية والمجلدات السحابية.
• التحقق من نوع الوثائق والحقول المطلوبة والتوقيعات والمرفقات قبل فهرستها.
• تسجيل البيانات الوصفية المعيارية لكل سجل، ومنها رقم العميل أو المشروع والتاريخ وفئة المستند والإصدار والمنطقة.
• تطبيق قواعد موحدة لتسمية الملفات وترتيب المجلدات، مع الفصل بين النسخ النهائية والمسودات والملفات المؤرشفة.
• تحويل صيغ الملفات عند الحاجة، بما يشمل دمج ملفات PDF أو تقسيمها وتحويل الصور إلى PDF وضغط الملفات وتوضيح الإصدارات.
• إجراء فحوصات يومية لاكتشاف الملفات المكررة أو الموضوعة في غير موقعها والصفحات الناقصة وعمليات المسح غير الواضحة.
• تسجيل الأخطاء وإحالة الحالات الاستثنائية إلى المسؤول المناسب مع إرفاق ملاحظات واضحة.
• التعامل مع السجلات الحساسة وفق ضوابط الوصول وتعليمات الاحتفاظ والحذف والأرشفة والحجز القانوني.
• دعم عمليات التدقيق من خلال استرجاع السجلات بسرعة وتوثيق خطوات سلسلة الحيازة.
• التنسيق مع فرق الموارد البشرية والمالية والعمليات والشؤون القانونية وخدمة العملاء لتوضيح متطلبات الملفات.
• تقديم تحديثات عن حجم الأعمال المتراكمة ومدة الإنجاز والمشكلات المكتشفة أثناء المعالجة.

الأدوات المستخدمة:-

• خدمات التخزين السحابي مثل Google Drive وSharePoint وDropbox.
• أدوات المستندات مثل Adobe Acrobat أو ما يعادلها.
• جداول البيانات ومنصات التذاكر مثل Jira وAsana وServiceNow.
• منصات التوقيع الإلكتروني وأدوات الإنتاجية المكتبية الأساسية.

المتطلبات:-

• تُفضّل خبرة في إدارة السجلات أو الدعم الإداري أو الأعمال الكتابية أو ضبط الوثائق.
• دقة عالية في متابعة التفاصيل والالتزام المستمر بقواعد تسمية الملفات وحفظها.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية واتباع الإجراءات الصارمة.
• إلمام أساسي بالحاسب وأنظمة الملفات وجداول البيانات وملفات PDF وأدوات التعاون.

معايير قياس الأداء:-

• دقة تصنيف الملفات وإدخال بياناتها الوصفية.
• سرعة إنجاز الملفات منذ استلامها وحتى حفظها.
• حجم الأعمال المتراكمة ومعدل الإنجاز اليومي.
• سرعة استرجاع السجلات واكتمالها عند التدقيق.
• الالتزام بضوابط الوصول وتصنيفات الاحتفاظ.

موعد التقديم:-

متاح الآن.

طريقة التقديم:-

التقديم إلكترونيًّا عبر صفحة الإعلان الرسمية — اضغط هنا.